Kleineren Tagungshotels steht nur ein Raum zur Verfügung, der unterschiedlichen Anforderungen genügen muss und für verschiedene Arten der Zusammenkunft genutzt wird. Da reicht die Palette vom Wochenendseminar, bis hin zur klassischen Tagung und zur Konferenz. Für alle Versammlungsformen müssen entsprechende Bestuhlungen und unterschiedliche Tischarten vorhanden sein. Darüber hinaus müssen diese, werden sie nicht gebraucht, adäquat untergebracht werden können. Ein Stauraum bietet sich an, der unsichtbar und strikt vom Raum selbst getrennt ist. Hier finden auch die technischen und medialen Geräte ihren Platz. Dazu gehören Dia-Projektoren, Videoanlagen, Pinnwände in unterschiedlichem Format und Overhead-Projektoren sowie mit Computern verwendbare Projektoren für digital gestützte Präsentationen. Daneben müssen entsprechende Leinwände zur Verfügung stehen.

Generell zu empfehlen ist ein variabler Raum, der sich der Gruppengröße anpasst. Diese Flexibilität erreicht man mit Trennwänden. Auch parallel stattfindende Veranstaltungen können so realisiert werden. Der Fußboden ist ebenfall ein nicht zu unterschätzender Punkt. Er muss sich der Multi-Nutzung anpassen. Befinden sich in einer Anlage mehrere Tagungsräume, sollten diese einen gemeinsamen Mittelpunkt haben. Ein solches Foyer ist Treffpunkt und Ort der Kommunikation. Es eignet sich, um Getränke und Snacks anzubieten und ist für Teilnehmer eine willkommene Abwechslung.